Mua Phần Mềm Theo Kiểu “Thấy Hay Là Mua”: Lợi Ít Hay Rủi Ro Nhiều Hơn?

Trong quá trình chuyển đổi số, một trong những cách phổ biến mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi tìm kiếm giải pháp phần mềm là tham quan, học hỏi từ các đơn vị đã triển khai trước đó. Đây là cách làm khá tự nhiên: doanh nghiệp cử đoàn công tác đến tham quan, nghe giới thiệu về hệ thống đang vận hành, trao đổi với đơn vị sử dụng và nếu cảm thấy phù hợp thì quyết định đầu tư một phần mềm tương tự.

Thoạt nhìn, đây là một phương pháp hợp lý. Bởi lẽ, không ai muốn trở thành người thử nghiệm đầu tiên. Việc tham khảo những mô hình đã triển khai thành công giúp giảm bớt sự lo lắng, đồng thời tạo cảm giác an tâm hơn khi đưa ra quyết định đầu tư.

Tuy nhiên, nếu phân tích sâu hơn, cách tiếp cận này lại tiềm ẩn không ít rủi ro mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua.

Hiệu ứng “sao chép thành công” có thể dẫn đến sao chép cả sai lầm

Một trong những hạn chế lớn nhất của việc học hỏi từ các mô hình có sẵn là doanh nghiệp dễ bị cuốn theo tư duy "người khác làm được thì mình cũng làm như vậy".

Nhưng thực tế, không phải giải pháp nào đang được sử dụng cũng là giải pháp tối ưu.

Có những hệ thống được triển khai từ nhiều năm trước, dựa trên công nghệ cũ hoặc quy trình vận hành chưa thực sự hiệu quả. Tuy nhiên, vì doanh nghiệp đã đầu tư nhiều nguồn lực nên vẫn tiếp tục sử dụng. Nếu chỉ nhìn vào bề ngoài và sao chép nguyên trạng, doanh nghiệp mới có thể vô tình lặp lại những hạn chế mà đơn vị đi trước đang gặp phải.

Nói cách khác, nếu người đi trước đang đi chưa đúng hướng thì việc đi theo họ chưa chắc đã đưa chúng ta đến đích nhanh hơn.

Một bài trình bày hay không đồng nghĩa với một phần mềm tốt

Trong các buổi tham quan, giới thiệu giải pháp, người trình bày thường là những chuyên gia có kinh nghiệm hoặc những đơn vị triển khai sở hữu kỹ năng thuyết trình rất tốt.

Họ biết cách kể câu chuyện thành công, biết cách trình diễn những tính năng nổi bật và xây dựng một bức tranh đầy hấp dẫn về hiệu quả mà phần mềm mang lại.

Điều này vô tình tạo ra một "ảo giác tích cực" đối với người xem.

Nhiều doanh nghiệp sau khi nghe giới thiệu cảm thấy hệ thống rất hiện đại, rất thông minh và rất phù hợp với nhu cầu của mình. Thế nhưng khi triển khai thực tế hoặc trực tiếp trải nghiệm sâu hơn, họ mới nhận ra rằng phần mềm không thực sự thuận tiện như những gì đã hình dung.

Không ít trường hợp giao diện phức tạp, quy trình thao tác dài dòng, yêu cầu nhiều bước nhập liệu hoặc khó tiếp cận với người dùng cuối. Kết quả là hệ thống được đầu tư nhưng tỷ lệ sử dụng thấp, hiệu quả mang lại không như kỳ vọng.

Mỗi doanh nghiệp là một "cá thể riêng biệt"

Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất nhưng cũng thường bị bỏ quên nhất.

Mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng về quy trình vận hành, cơ cấu tổ chức, văn hóa làm việc, mức độ trưởng thành số và mục tiêu kinh doanh.

Một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp A chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp B.

Ví dụ, cùng là quản lý sản xuất nhưng một nhà máy hóa chất sẽ có quy trình hoàn toàn khác với một nhà máy chế biến thực phẩm. Tương tự, cùng là quản lý bảo trì thiết bị nhưng nhu cầu của một doanh nghiệp có vài chục thiết bị sẽ rất khác với doanh nghiệp sở hữu hàng nghìn thiết bị trải rộng trên nhiều địa điểm.

Khi cố gắng áp dụng một hệ thống được thiết kế cho đơn vị khác, doanh nghiệp thường phải thay đổi quy trình nội bộ để phù hợp với phần mềm thay vì để phần mềm phục vụ quy trình của mình.

Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả đầu tư mà còn khiến người dùng mất nhiều thời gian thích nghi, phát sinh chi phí đào tạo và tạo ra tâm lý chống đối trong quá trình triển khai.

Chuyển đổi số hiệu quả cần sự linh hoạt thay vì sao chép

Thay vì tìm kiếm một phần mềm giống hệt đơn vị khác đang sử dụng, doanh nghiệp nên ưu tiên các giải pháp có khả năng thích ứng với nhu cầu thực tế của mình.

Đó cũng chính là định hướng mà DET.VN đang theo đuổi.

Khác với các phần mềm đóng gói theo khuôn mẫu cố định, các giải pháp tại DET.VN được thiết kế với khả năng cấu hình linh hoạt theo yêu cầu vận hành của từng doanh nghiệp. Từ giao diện, quy trình xử lý, biểu mẫu dữ liệu đến các báo cáo quản trị đều có thể được tùy chỉnh để phù hợp với thực tế triển khai.

Trong những trường hợp doanh nghiệp có các yêu cầu đặc thù mà thị trường chưa có giải pháp đáp ứng, DET.VN còn có khả năng phát triển mới hoàn toàn hệ thống phần mềm dựa trên quy trình và nhu cầu riêng của khách hàng.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp không phải ép mình vào khuôn mẫu có sẵn, đồng thời đảm bảo phần mềm thực sự trở thành công cụ hỗ trợ công việc thay vì tạo thêm gánh nặng vận hành.

Kết luận

Tham quan, học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị khác là một hoạt động cần thiết trong quá trình lựa chọn giải pháp công nghệ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nhìn nhận đây chỉ là nguồn tham khảo chứ không phải công thức để sao chép nguyên trạng.

Một quyết định đầu tư phần mềm hiệu quả không nằm ở việc hệ thống đó đang được sử dụng ở đâu, mà nằm ở việc nó có phù hợp với đặc thù, mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp hay không.

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, sự khác biệt tạo nên lợi thế cạnh tranh. Vì vậy, thay vì tìm kiếm một phần mềm giống người khác, doanh nghiệp nên tìm kiếm một giải pháp được thiết kế để phục vụ chính mình.